個人情報の取扱
当施設では、公的施設の運営管理を行う者としての責任を自覚し、プライバシー保護の観点から、個人情報を慎重に取り扱う体制を作り上げています。
情報の取り扱いについては、当社の個人情報保護方針や、廿日市市の個人情報保護条例にもとづき施設では、以下のように監査体制を確立します。
ソフト面からの情報保護活動
■利用者に対し過多の個人情報の提示をもとめません。
■利用者の利用状況について、不要に他の利用者に話したりしません。
■第三者に対し就業先や業務上の話はしない。噂話をしない。特に休憩時間や通勤時間の会話に注意すること。
■個人情報を扱うＰＣはあえて、ネットワークにつなげず、スタンドアローン化します。
■ＰＣのパスワード（起動時・スクリーンセイバー）および対象データへのパスワードによる多 重アクセス制限を設けます。
■個人情報が記された登録用紙・予約カード等は第三者の目に触れないようにし、速やかに所定の場所に保管すること。
■個人情報が記載された資料やデータは、外部に持ち出さないこと。
■個人情報が記載された用紙類で不要となったものは、シュレッダーで廃棄処理すること。
■個人情報が記載されている用紙類は、施錠して保管すること。
様々な事業等で、利用の様子の記録写真を撮影しますが、掲示物にしてもお便り等でも、公表 を望まない利用者もいらっしゃいます。写真については、撮影の承諾を取るとともに、かなら ず写っている方の許可・承認を得てから使うようにしていきます。
■ホームページ等の運営で利用者に関するコンテンツを掲載する場合は、事前に利用者に報告・ 承諾の上で掲載します。
■掲載に当たっては、下記に留意します。
１ 利用者の氏名を掲載する場合は、実名か頭文字（アルファベット）のみとするか、本人に確認を行う。
２ 利用者の写真は、個人が特定できないような解像度の低いものを使用する。（距離をおいて撮影したものや、複数の利用者の写っているスナップなど）
３ 鮮明な写真を用いる場合は、利用者本人の了解を得た場合のみとする。
４ 利用者の作品を掲載する場合は利用者本人の承諾を得る。
５ 利用者の作品（絵や作文など）中に、氏名が記載されている場合は、氏名を頭文字（アルファベット）に置き換えるか、塗りつぶす。
個人情報について十分な理解と認識を持ち対応するため、入社時に個人情報保護に関する研修を実施、さらに全職員に年１回以上プライバシーマーク研修、テストを義務づけるとともに、日常業務の中でも確認・徹底しております。日常業務の中で遵守すべきこと・想定されるリスクと安全対策等に関する個人情報保護マニュアルを作成し、周知徹底しております。
個人情報保護に対する基本方針、本施設においては、利用者の個人情報保護を最重要課題として捉え、業務に取り組みます。その上で、全職員に個人情報保護の徹底を図ると共に、個人情報保護関係法令および「廿日市市個人情報保護条例」を遵守した業務遂行を行ってまいります。
（財）日本情報処理開発協会が運用する「プライバシーマーク制度」 による、プライバシーマーク取得に取り組んでまいります。
当施設の安全を確保する取り組み
お客様が安心して施設を利用して頂く為に当施設では様々な事例を想定した安全対策に取り組んでおります。当施設をご活用の際は安心してご利用ください。
またお客様自身で施設内で危険を発見した時は、すぐ管理センターに報告ください。
■園内におけるバーベキュー、キャンプファイヤー、花火等、直火対策を最重要点と考え未然防止に努めます。
■利用者の安全と安心して利用できる環境の確保を目指し、防火防災責任者を専従させ、消防計画を策定します。
■消防計画に基づいた消防訓練では、年少者・高齢者・障害者等の弱者への対応も訓練いたし ます
園内及び、駐車場等の敷地内全体を定期的に巡回し、盗難・犯罪抑止力効果を狙うとともに 緊急時には初期対応を行い、状況に応じて通報するなど的確な対応を図ります。 常に防犯防止マニュアルを整備し、日ごろから万一に備えます。
初期対応が事後を左右します（スピーディーで誠意ある対応）権限の委任と完璧な教育
■株式会社エレオスＣＥＯ（宮島在住）に２４時間すべて報告、連絡、相談をしてスピーディーに的確な対応をします。
■トラブルの対応には「日常からの準備」が不可欠です。
■利用者の要望や苦情を把握し、トラブルが起きないように事前に防止策を講じることが大切で す。
■私たちは、多くの指定管理施設の運営実績から、苦情の対応には内容の程度にかかわらず「迅 速な行動、誠意ある対応」が大切であることを学んでまいりました。
■特に「最初の対応」こそが、事後の展開を大きく左右します。
『コミュニケーションによる察知』
■定期的なヒアリングやアンケート、お便り箱の設 置なども積極的に行いますが、これらではなかな か実態をつかめません。
■スタッフが積極的に利用者とコミュニケーション を図りながら、トラブルの芽を察知します。クレームを訴える利用者だけではなく、直接意 見は言わないが強い不満や意見を常に持っている利用者の存在もあります。
■これらの、情報をコミュニケーションにより「口コミ情報」として察知し施設運営に生かし ます。
注意：コミュニケーションでは利用者の情報を不用意に漏らしたり、噂話をしないなど細心 の注意を払い対応していきます。
『正確な電話応対によるトラブル防止（聞き違い・言い違い・思い違い・記録違い・記憶違い・勘違い）』
■電話では相手の姿・表情が見えないため、言い方一つで不快感を与えたり誤解を招く恐れが あります。相手の用件を正確に聞き取り、言葉遣いはもちろんのこと、話し方や声のトーン に常に気を配りながら話を進めることが大切です。
■特に予約の受付は、日付、時間、人数などの「聞き違い」「記録違い」などの間違いが起こり やすいものです。未然防止の為、各部門のマニュアル化、朝礼・終礼の徹底、記録の徹底教育 をします。
■電話はきちんと着席して受け、記録メモ用紙などには取らず、専用ノートに記録いたします。
キャンセル規定について
当施設を予約予定のお客様、予約後のキャンセルはキャンセル料が発生しますので以下の規約をご理解頂いたうえでご予約ください。
宿泊日の3日前から2日前までは宿泊料金の30%、前日は50%、当日は100%です。
当宿泊施設では原則キャンセル待ちを行っておりません。お問い合わせを頂いた時にキャンセルが出ていればお部屋をご用意いたします。
